コラムレター

近年、電子帳簿保存法の改正により、請求書や領収書の電子保存が多くの企業で求められるようになりました。
特にメール添付のPDFやクラウドサービス経由で受領した請求書は「電子取引データ」として保存義務の対象となり、紙媒体での保存は認められない点に注意が必要です。

一方で、紙で受領した請求書や領収書については、従来どおり紙での保存も認められています。
ただし、スキャナ保存を行う場合には一定の要件（入力期間や解像度、訂正削除の履歴管理など）を満たす必要があり、単に電子化するだけでは法令対応として不十分となる可能性があります。

実務上のポイントは、「電子」と「紙」を混在させた際の運用ルールの整備です。
電子データについては、取引年月日・金額・取引先で検索できる状態が求められるため、共有フォルダへの保存のみでは要件を満たさないケースも見受けられます。
また、紙と電子の保存方法が担当者ごとに異なると、証憑の所在が不明確になり、業務効率や内部統制にも影響を及ぼします。

当事務所では、こうした法令対応を踏まえ、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトの活用によるペーパーレス化・証憑の電子化を推進しております。
証憑の保存から検索、会計データとの連携までを一体的に管理することで、法令対応と業務効率化の両立を支援しております。
電子化の進め方や運用方法についても、お客様の状況に応じてご提案が可能ですので、お気軽にご相談ください。


税理士法人　さくら総合会計　情報システム部　佐々木　悠介